Les documents commerciaux présentent des intérêts particuliers pour les entreprises. Pour certains de ces documents, leur utilisation peut être une obligation prévue par les lois et règlements. Toutefois, ils aident également dans l’organisation générale de l’entité et assurer le suivi des différentes opérations. En outre, ils servent tout simplement de pièces justificatives des transactions de l’entreprise. Il existe différents types de documents commerciaux qu’une organisation peut utiliser. Découvrez alors ci-dessous les points essentiels à retenir sur ces types de documents.
Quels sont les principaux documents commerciaux ?
Dans un premier temps, vous avez le bon de commande qui est le plus souvent le premier document à utiliser dans le cadre d’un processus commercial. Comme son nom l’indique, il permet à l’entreprise de faire une commande à un fournisseur déterminé. Il peut s’agir de marchandises destinées à la revente ou de matières premières servant à la production.
Ce type de document commercial est une manifestation formelle de la commande à un fournisseur. Lorsque ce dernier reçoit le document, il en accuse réception et renvoie le plus souvent une facture proforma ou une facture définitive. Le bon de commande peut d’ores et déjà engager les deux parties.
Dans un second temps, vous avez la facture proforma qui peut être également appelée devis. Ce document commercial est établi par le fournisseur pour son client. La facture proforma donne une estimation du prix total des marchandises que l’entreprise cliente ou le particulier souhaite acheter. Elle permet de connaitre le montant total à payer et éventuellement de faire une comparaison des prix entre plusieurs fournisseurs.
Dans un troisième temps, vous avez la facture définitive qui formalise la réalisation de la transaction commerciale. Elle permet de faire les différents calculs de liquidation et d’arrêter le montant effectivement à payer par le client. À cette étape de la réalisation de la procédure, ce client a déjà en principe reçu les marchandises facturées.
Dans un dernier temps, vous avez le bon de livraison qui n’est que facultatif pour un bon nombre d’entreprises. Ce document commercial atteste la livraison et la réception des marchandises commandées par le client. Il est une manifestation de la réalisation de ses obligations par le fournisseur.
Comment obtenir des documents commerciaux ?
Vous pouvez procurer des documents commerciaux comme le bon de commande pour votre entreprise de différentes manières. Toutefois, le moyen le plus simple est de télécharger gratuitement un modèle Excel sur Internet. Par la suite, il ne vous reste plus qu’à modifier le fichier en fonction de vos besoins et de vos préférences. Comme, les calculs sur Excel se font de matière automatique, son utilisation va vous faciliter grandement la tâche.
Les documents commerciaux doivent comporter des mentions essentielles comme la raison sociale, les coordonnées, le nom du fournisseur et du client, la désignation des produits et des services, leurs prix ainsi que les conditions de paiement et de livraison.
Toutefois, pour le bon de commande, les prix et le montant total à payer ne sont pas obligatoires. Il en est également de même pour le bon de livraison. Enfin, tous ces documents commerciaux comportent le plus souvent les signatures et les cachets du fournisseur ainsi que du client.
