Toutes les entreprises, quelle que soit leur envergure, sont tenues de rembourser divers frais à leurs salariés, à condition que ces derniers fournissent une note de frais et une pièce justificative. Ces frais professionnels peuvent être liés au déplacement, au repas, à l’hébergement, à l’achat des matériels, etc. Qu’importe leur nature, la gestion de ces documents et informations implique de nombreuses tâches. Depuis l’intégration de la digitalisation dans pratiquement tous les processus administratifs en entreprise, il est possible de dématérialiser les notes de frais. Pour quel intérêt ? La réponse dans cet article.
En quoi consiste la dématérialisation des notes de frais ?
Plus besoin de faire des saisies manuelles pour les notes de frais. En effet, la dématérialisation consiste à transformer les documents administratifs et comptables d’une entreprise en format numérique. Les données seront désormais classées, stockées et traitées par l’intermédiaire des serveurs informatiques. Exit les supports papier afin d’économiser en coût et en temps de traitement. Ici, on parle de la dématérialisation des notes de frais.
Devenue légale depuis 2017, cette démarche présente une multitude d’avantages, autant pour les TPE-PME que pour les grandes entreprises. Les justificatifs au format numérique possèdent les mêmes valeurs probantes que les formats physiques et sont reconnus par l’administration fiscale sous certaines conditions. N’attendez plus ! Stockez et automatisez vos notes de frais en quelques clics seulement ! Silae propose un outil de gestion clé en main, allant du traitement à la validation, qui respecte les contraintes légales.
Les avantages d’opter pour ce processus
La gestion des comptes de frais fait partie des processus chronophages pour les démarches RH. De plus, les salariés n’ont pas de patience et souhaitent constamment obtenir le remboursement de leurs dépenses professionnelles le plus rapidement possible. La dématérialisation constitue donc une solution efficace.
Gagner un temps considérable
L’automatisation et la digitalisation des réclamations des dépenses professionnelles permettent de gagner un temps précieux pour se vouer à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. C’est l’occasion pour les personnels des ressources humaines de se libérer d’une tâche chronophage. Entre la saisie des données et la validation, chaque traitement prend beaucoup de temps. Encore plus s’il y a des erreurs en cours de route.
Réduire les dépenses
La gestion d’une note de frais n’influe pas directement l’état financier de l’entreprise. Mais sa dématérialisation permet d’optimiser les dépenses. En fait, les supports papier ont besoin d’espace pour les archiver en cas de contrôle et d’audit.
Limiter les erreurs du traitement
Automatiser les processus, c’est limiter les interventions humaines et réduire ainsi les risques d’erreurs de saisies, de retranscription, d’oublis ou encore de pertes de données. La correction de ceux-ci entraîne en plus d’autres pertes de temps.
Les employés n’ont plus à saisir manuellement les informations requises. Il suffit de scanner la pièce justification et la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de recopier son contenu.
Procéder plus facilement et rapidement
Grâce à la digitalisation, toutes les procédures s’annoncent plus simples, rapides et fiables pour gagner en efficacité et en productivité. Les notes de frais dématérialisées sont stockées dans un serveur de l’entreprise, accessible par tous les acteurs concernés.
