Vous pourrez être amené lors de votre parcours professionnel à devoir organiser un séminaire pour votre entreprise. Bien que cette tâche soit loin d’être insurmontable, le résultat peut très vite laisser à désirer si les choses ne sont pas faîtes de la meilleure des façons.
Il y a 4 points principaux qu’il vous faudra prendre en considération pour que votre séminaire soit réussi :
- Le lieu
- La nourriture
- Le planning
- Les animations / réunions
Pour le lieu, il est souvent conseillé de choisir un hôtel qui a l’habitude de recevoir de tels événements. Les infrastructures sont alors prévues pour, contenant généralement des salles de réunions, et d’autres de réception. Le service sera lui aussi plus compétent et saura répondre plus efficacement aux problématiques que vous pourriez être amenés à rencontrer.
Pour la nourriture deux options s’offrent à vous. Soit le lieu propose en plus de l’hébergement un forfait de restauration. Soit ce n’est pas le cas, et je vous recommande alors de faire appel à un traiteur. Vous trouverez sur Hoolieday tous les traiteurs disponibles de votre région. Je vous conseille de vous renseigner sur les traiteurs même si la première option est un choix possible. Les tarifs et les prestations des traiteurs sont plus souvent avantageuses et personnalisables que les services proposés par les complexes hôteliers.
Le planning de l’événement
C’est selon moi, d’un point de vue professionnel, le point le plus important, mais aussi le plus complexe. Une réunion qui dure, un intervenant qui se désiste, vous devez être préparé à toutes les éventualités. Prévoyez des plages horaires plus larges que nécessaire. Les employés d’une entreprise seront souvent plus enclins à discuter entre eux dans un couloir, ou au détour d’une conférence, plutôt que d’être poussés par le temps.
Prévoyez aussi que vos réunions et animations puissent durer plus longtemps que prévu. Préparez alors en amont un moyen de mettre un terme à de trop longs échanges. Il faudra qu’une personne ne soit assignée à la distribution de parole, que ce soit vous ou l’un de vos subordonnés. Sans une personne qui tienne ce rôle, vous pourriez être amenés à avoir des problèmes de timing, mais aussi un monologue, ou un discours descendant de la part de la direction, ce qui n’est en aucun cas le but de la manœuvre.
Quoi qu’il en soit, ne paniquez pas, les choses se font plutôt naturellement, essayez de vous amuser. C’est une responsabilité que vous devez, certes, honorer, mais qui saura vous changer du quotidien de votre emploi.
